Data Management

La data Management est l’ensemble des processus, des outils et des techniques de gestion des données. En tant que telle, elle a pour but d’exploiter les données. Pour ce faire, elle assure au préalable la sécurité, la cohérence et vérifie la qualité des données.

De nos jours, les données sont une véritable mine d’or pour les entreprises de tous les secteurs d’activité. Le fait qu’elles soient utilisées pour prendre les décisions stratégiques montre qu’elles revêtent une importance capitale aux yeux des entreprises. Ainsi, elles sont généralement utilisées pour réduire les coûts de gestion, optimiser le processus de gestion de l’entreprise et pour améliorer les campagnes marketing.

Le Data Management est une discipline qui englobe plusieurs métiers. Il retrace la relation qui existe entre les éléments des données et ressort la manière dont les données circulent entre les systèmes.

Ces différentes disciplines couvrent une série d’étapes allant du traitement à l’utilisation des données. En réalisant ces différentes tâches, les spécialistes du data management définissent la façon dont les données sont formatées et utilisées dans les systèmes opérationnels et analytiques.

Étant donné que la Data Management est pluridisciplinaire, elle implique de ce fait un large éventail de tâches, de devoirs et de compétences. Généralement, dans les petites entreprises, vous trouverez un seul gestionnaire des données qui assume toutes ces tâches. Toutefois, si vous disposez d’une grande ou moyenne structure, pour assurer une gestion efficace de vos données, vous devez intégrer au sein de votre entreprise des spécialistes tels que :

• Les architectes de données
• Les modélisateurs de données
• Les administrateurs de bases de données (DBA)
• Les développeurs de bases de données
• Les analystes et ingénieurs de la qualité des données
• Les développeurs d’intégration de données
• Les gestionnaires de gouvernance des données
• Les gestionnaires de données et les ingénieurs de données

En faisant appel à Edg consulting, vous pourrez échanger avec ces spécialistes qui sauront mettre à contribution leur grande expertise pour assurer une gestion efficace de vos données.

Assurer une bonne gestion des données de votre entreprise vous fera bénéficier de nombreux avantages. Tout d’abord, il faut noter qu’une gestion efficace de vos données aidera votre entreprise à éviter les problèmes liés à la confidentialité et à la conformité réglementaire des données.

Une bonne gestion des données vous permet également d’acquérir des avantages concurrentiels sur les entreprises de votre secteur d’activité. De plus, elle vous permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle nécessaire pour la prise des meilleures décisions pour votre entreprise.

L’usage des données a un réel impact sur les stratégies de l’entreprise lorsqu’il est utilisé sur le long terme. En d’autres termes, l’on tire profit des données lorsqu’on les utilise sur une longue période. Cependant, il faudra maintenir la pérennité de ces données dans le temps afin qu’elles soient encore de qualité à satisfaire les besoins de l’entreprise.

La Data Quality désigne la capacité d’une entreprise à gérer et à maintenir ses données viables à travers le temps. Il faut noter qu’avec le temps, certaines données perdent de leur valeur ou ne sont plus viables. De ce fait, elles ne sont plus d’aucune utilité.

Pour illustrer nos propos, prenons comme exemple une base de données constituée des adresses mail des clients. Après un certain temps, certains clients changent leur adresse e-mail ou ne les utilisent plus. Ainsi, garder ces adresses sur votre base de données contribuera à fausser les résultats d’analyse de toutes les opérations effectuées. Pour éviter ce type de problème, il faut régulièrement nettoyer sa base de données afin de rester avec ceux qui reflètent la réalité.

L’intérêt de garder les données de qualité repose sur le fait que la mauvaise qualité des données fera supporter un coût énorme à l’entreprise. Ce coût est lié aux dépenses supplémentaires engagées pour leur analyse.

Les données erronées présentes dans la base des données peuvent provenir de plusieurs origines. Certaines sont issues des erreurs commises lors de l’intégration dans la base des données. Ces erreurs peuvent par exemple être des fautes d’orthographe, des mauvaises abréviations et des codes erronés. D’autres données erronées de votre base sont des données de qualité qui à un moment donné ont changé de statut. C’est par exemple le cas d’une base de données qui contient les numéros de téléphone qui ne sont plus attribués.

La Data Quality présente de nombreux enjeux dont celui de la performance, les enjeux financiers et les enjeux stratégiques. Les enjeux de performance supposent qu’avoir des données de qualité permettra à votre entreprise d’améliorer la précision des applications analytiques. Cela contribue à la prise des décisions nécessaires pour améliorer vos procédures internes.

Les données de qualité permettent également de relever les enjeux financiers. En effet, disposer des données de qualité permettra à une entreprise de corriger ses propres données à un moindre coût.

La qualité de données est aussi un élément fondamental de la stratégie d’une entreprise. Ainsi, les données de mauvaise qualité peuvent ternir la réputation d’une entreprise et lui faire perdre des opportunités commerciales.

En définitive, on peut retenir que détenir les données de qualité est indispensable pour la survie de l’entreprise. En effet, le succès de toutes les stratégies adoptées dans une entreprise repose essentiellement sur la qualité de données. De ce fait, il faut affecter à cette tâche une ressource en main d’œuvre qualifiée.

Le plus souvent, il existe de nombreuses incohérences au niveau des données récoltées en entreprise. Cela peut avoir de lourdes conséquences sur l’intégration des données et créer le problème de l’intégrité de ces derniers. De ce fait, la précision de la Business Intelligence, du reporting d’entreprise et d’analyse peut se retrouver affectée par ces incohérences. Pour éviter d’en arriver là, il faut donc instaurer une gouvernance des données.

Généralement appelée Data Governance, la gouvernance des données désigne l’ensemble des normes à respecter dans le cadre de la collecte et de l’utilisation des données. C’est dans cette logique que les entreprises présentes dans les pays de la zone euro se conforment aux normes légales définies par l’Union européenne. Ainsi, dans le cadre de la gestion des données, elles appliquent dans leur procédure interne les directives définies par ces normes.

Pour intégrer la Data Governance dans votre stratégie de gestion des données, vous devez prendre en compte les 4 leviers ci-après :

• La sécurisation des données
• L’utilisabilité des données
• L’intégrité des données
• La disponibilité des données

La sécurisation des données suppose que vous devez mettre en place un protocole permettant de sécuriser les informations de l’entreprise et celles de ses clients. Pour ce faire, l’entreprise doit contrôler l’accès à certaines informations sensibles, procéder à la mise en place d’un protocole de sécurité à respecter dans le cadre de traitement des données et réduire la vulnérabilité des informations.

Selon le cadre de fonctionnement défini par la Data Governance, les données existant au sein d’une entreprise doivent être utilisables. Cela suppose que les utilisateurs doivent être en mesure de s’approprier des données qui sont à leur disposition. Lesdites informations doivent être en mesure de répondre à leur préoccupation.

Selon les normes définies par la Data Governance, les données recueillies doivent être fiables, pertinentes, cohérentes et valides. De ce fait, vous devez veiller à la qualité de vos données avant d’effectuer leur intégration.

La gouvernance des données demande également que les données soient mises à la disposition de tous les utilisateurs qui en ont besoin. De ce fait, ces derniers doivent avoir un accès sécurisé qui leur permettra d’utiliser les données à tout moment.

La mise en place de la Data Governance est assurée par le Chief Data Officer. Ce dernier à la responsabilité de mettre en place le processus qui garantit l’origine, l’état et la gouvernance des données en entreprise. Concrètement, le rôle de ce spécialiste consiste à :

• Définir le lieu de stockage des données
• Définir avec l’accord du Data master management du niveau de sécurité à mettre en place
• Définir les intervalles de temps nécessaires pour la réalisation des Backups
• Assurer l’amélioration et l’optimisation des données
• Régler les erreurs créées par le traitement des données

Pour éviter de supporter des lourdes sanctions financières liées au non-respect des règles de la GDPR et d’autres règlements similaires, instaurer la Data Governance dans votre entreprise se révèle être d’une grande nécessité.

Depuis 2018, la RGDP est entrée en application et impacte toutes les entreprises qui traitent les données à caractère personnel dans l’Union Européen. Le sigle RGDP qui signifie Règlement Général sur la Protection des données et en anglais GDPR, General Data Protection Regulation est le règlement qui encadre le traitement des données personnelles sur le territoire européen.

Il s’applique à toutes les organisations publiques et privées qui traitent les données. Ainsi, toutes les entreprises qui exercent sur le territoire de l’Union européen et celles dont l’activité cible les habitants de la zone euro sont concernés par ce règlement.

Il est important de noter que la RGDP encadre uniquement le traitement des données à caractère personnel. De ce fait, les entreprises qui traitent les données des personnes morales ne sont pas impactées par les règlements de ce dernier. Concrètement, quels sont les règlements de la RGDP ? Selon les règlements de la GDPR, toute entreprise qui collecte, manipule, stocke, détruit ou consulte les données à caractère personnel doit respecter les 4 principes ci-après :

• Avoir le consentement des individus concernés par les données
• Être transparente dans ses opérations de collecte et de traitement des données
• Respecter le droit des personnes
• Assumer ses responsabilités dans le cadre de l’exercice de ses activités

La notion de consentement renvoie au fait qu’avant de recueillir les données d’un individu, l’entreprise qui le fait doit au préalable avoir un consentement explicite et positif de la personne concernée. Il est à noter qu’à tout moment, cette personne peut retirer ce consentement.

Dans leurs opérations de collecte des données, les entreprises doivent sans ambiguïté fournir aux individus les informations relatives à la manière dont leurs données seront traitées. D’où l’obligation de transparence imposée aux entreprises.

Depuis la mise en place de la RGPD, les personnes dont les données sont collectées ont certains droits qui doivent être respectés par les entreprises de collecte des données. Il s’agit des droits de portabilité des données. Grâce à ce droit, l’individu dont les données ont été collectées peut les récupérer à tout moment qu’il désire pour les transférer à une autre personne. Il y a également, le droit de demander la suppression de ses données à l’entreprise qui les a récoltées, le droit d’accès à ses données…

La récolte et le traitement des données personnelles par une entreprise l’obligent à assumer certaines responsabilités. Ainsi, elle est obligée de renforcer la sécurité sur les données collectées. Elle a aussi l’obligation de désigner un Data Protector Officer. Cette dernière obligation s’applique généralement aux entreprises qui traitent les données sensibles.

En cas d’atteinte à la sécurité des données, l’entreprise concernée doit signaler dans les 72 heures à celle qui gère la régularisation de la protection des données.

En France, l’organisme de régulation, c’est la CNIL. Les entreprises de collecte des données doivent avant leur opération prendre l’engagement de protéger les droits des personnes durant tout le cycle de vie des données. En tant qu’entreprise de traitement de données, qu’adviendrait-il, si vous ne respectez pas les règlements de la RGPD ? Il faut noter que le faire en va de votre intérêt. Sinon, vous subirez de lourdes sanctions financières. On parle ici des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % de votre chiffre d’affaires mondial de la précédente année budgétaire.

Au vu de l’importance de cette réglementation, dans le cadre d’exercice de ses activités, en tant qu’entreprise des services numérique, Edg consulting veille toujours à soumettre votre entreprise au respect des règles de la RGPD.

La pseudonymisation ou anonymisation réversible est une technique qui consiste à changer un attribut par un autre dans une base de données. Ainsi, elle permet de traiter les données à caractère personnel de sorte que l’on ne puisse les lier à une personne sans recourir à une information supplémentaire. Cette opération permet de limiter la corrélation qui peut exister entre deux informations nominatives.

La technique de pseudonymisation est généralement utilisée pour sécuriser des informations sur des données à caractère personnel. Pour illustration, il peut arriver que dans une entreprise, l’on souhaite limiter l’accès aux informations sur les données personnelles des clients à certains employés. Pour ce faire, on peut utiliser l’anonymisation réversible pour changer certains attributs et les remplacer par d’autres sur les données personnelles des clients. Par la suite, les attributs changés sont sécurisés dans un endroit où lesdits employés ne pourront pas avoir accès.

Le plus souvent, les données protégées dans le cadre de la technique de la pseudonymisation sont les données qui permettent d’identifier facilement un individu. Il s’agit par exemple de l’adresse de résidence, du numéro de téléphone, du nom et du prénom.

En tant qu’entreprise de traitement ou de gestion de données, comment pouvez-vous utiliser l’anonymisation réversible en votre avantage ?

Il est important de signaler au préalable que cette technique est l’une des recommandations du règlement général sur la protection des données (RGPD). Ainsi, selon les règlements, la RGDP semble plus souple pour les données pseudonymisées par rapport aux données à caractère personnel. C’est pour cela qu’il est avantageux pour vous de privilégier cette technique dans le traitement de vos données.

D’autre part, lorsque les données sont pseudonymisées, en cas de leur violation, elle affecte moins les personnes concernées par rapport aux données personnelles. Cela permet ainsi, à votre entreprise d’éviter d’ éventuelles poursuites judiciaires qui peuvent être engagées par des personnes concernées.

Toutefois, vous devez retenir que malgré l’anonymisation réversible de certaines données, ces derniers restent des données à caractère personnel. De ce fait, elles doivent toujours être traitées comme telles. Ainsi, en cas de violation, vous êtes tenu de le signaler aux personnes concernées.

Généralement, le bénéfice que vous pouvez tirer de vos données est lié à leur qualité. La qualité de vos données, quant à elle, dépend de la manière dont vous les avez profilées.

Il faut noter que dans de nombreuses entreprises, très peu de données répondent aux normes. De ce fait, de nombreuses entreprises perdent chaque année de grosses sommes d’argent à cause de la mauvaise qualité de leurs données. Puisque les décisions marketing et commerciales sont prises sous la base des données qu’elles disposent. Pourtant, elles peuvent éviter tout cela en mettant en place la technique du profilage.

En effet, le profilage des données permet à votre entreprise d’analyser et de traiter les données dans l’optique de déceler tout ce qu’ils peuvent comporter comme problème. Étant bien traitées, elles sont de bonne qualité et peuvent ainsi être utilisées pour générer un maximum de valeur et permettre à l’entreprise de dominer la concurrence.

D’une façon simple, le profiling permet de passer vos données au crible afin de déterminer ceux qui sont légitimes et de bonne qualité. Pour ce faire, les algorithmes utilisés examinent vos données en fonction de critères tels que : le percentile, la fréquence, le maximum et le minimum. Ensuite, les données sont analysées pour dévoiler les métadonnées. Ceci dit, cette opération vous permettra de détecter les erreurs récurrentes et coûteuses dans votre base de données.

Le profiling des données est une opération simple qui peut être intégrée dans les tâches quotidiennes des spécialistes de données de votre entreprise ou être sous-traitée à une entreprise de services numériques. Pourtant, lorsque vous le négligez, il peut vous coûter une grande partie de votre chiffre d’affaires ou même ternir votre réputation.

Le fait de ne pas prendre le profilage de vos données au sérieux peut vous coûter cher plus que vous ne le pensez. En effet, cela peut conduire à une perte de la productivité, à une baisse des ventes qui par ricochet entraîne des mauvais résultats financiers. Par contre, lorsque vous effectuez un bon profilage, cela peut vous permettre de bénéficier des 3 avantages ci-après :

• Identifier et gérer les problèmes avant leur émergence
• Obtenir des données de qualité supérieure
• Prendre des décisions prédictives

Pour obtenir des résultats satisfaisants dans le cadre du profiling, les entreprises peuvent utiliser plusieurs techniques de profilage : le profilage des colonnes, le profilage des colonnes croisées, le profilage de table croisée et le profilage de validation de la règle.

La technique de profilage des colonnes consiste à évaluer les tableaux en quantifiant les entrées pour chaque colonne. Celle des colonnes croisées intègre deux types d’analyse : une analyse clé et une analyse des dépendances. Le profilage de table croisée permet d’analyser la connexion entre les colonnes des différentes tables. Pour ce faire, elle utilise les analyses clé pour détecter les données errantes et les écarts sémantiques et syntaxiques. Le profilage des données est une opération d’un intérêt capital pour votre entreprise. La négliger peut avoir de lourdes conséquences. Elle est très simple à mettre en place et peut être automatisée par une solution de gestion des données. Alors, plus question de tarder encore pour le mettre en place dans votre entreprise.

Si vous ne disposez pas de ressource nécessaire pour le faire, faites appel à une entreprise de services numériques comme Edg consulting. Ainsi, il mettra à votre disposition des experts pour vous accompagner dans la mise en place de cette technique.